Współpraca z biurem rachunkowym to interesujące rozwiązanie. Zwykle o jego korzyściach mówi się przede wszystkim w kontekście małych i średnich firm, nie można jednak nie dostrzec tego, że i największe podmioty chętnie korzystają ze wsparcia oferowanego przez zawodowego księgowego. W zależności od potrzeb biuro rachunkowe może przejąć wszystkie zadania łączące się z prowadzeniem firmowej dokumentacji. Można jednak powierzyć mu jedynie część obowiązków. Bez względu na zasięg i charakter współpracy, poziom satysfakcji czerpanej z niej jest w dużym stopniu uzależniony od przestrzegania określonych zasad.

Obowiązki biura rachunkowego

Jednym z częstszych przyczyn nieporozumień na linii przedsiębiorca – biuro rachunkowe, jest brak zgodności co do charakteru samej współpracy. Zakres współpracy powinien zostać określony już podczas pierwszych rozmów prowadzonych przez przedstawicieli obu podmiotów. Tymczasem bardzo często jeszcze przez długi czas utrzymuje się stan niepewności, który uniemożliwia określenie tego, jakie są wzajemne oczekiwania. Jeśli zależy nam na tym, aby nie generować konfliktów, powinniśmy dążyć do tego, aby warunki współpracy zostały precyzyjnie ujęte w umowie. Takie podejście wiąże się z korzyściami, które może odczuć każda ze stron.

Terminy i ich znaczenie

Mówiąc o najważniejszych aspektach udanej współpracy z biurem rachunkowym należy podkreślić, że kluczowe znaczenie ma tutaj przestrzeganie terminów. Odnosi się ono nie tylko do wymiany dokumentów, ale i do przekazywania informacji. Na biurze rachunkowym zawsze spoczywa obowiązek pilnowania tych terminów, które są określone w przepisach prawa. Jeśli jednak pojawią się problemy z przekazywaniem danych, będzie to mocno utrudnione. Nie da się przewidzieć wszystkich trudności, jakie mogą się pojawić podczas nawiązywania i trwania współpracy. Nie da się jednak ukryć, że podstawowe ustalenia można opracować już na etapie podpisywania umowy.

Komunikacja i jej znaczenie

Przedsiębiorca zwykle wie, z jakim biurem rachunkowym współpracuje, taka podstawowa informacja to jednak o wiele za mało. Dążąc do współpracy układającej się bez przeszkód nie można szczędzić mu informacji na temat tego, z którym pracownikiem biura ma się kontaktować, gdy współpraca będzie generować wątpliwości. Osoba wyznaczona do kontaktu nie może być przypadkowa, jednym z jej atutów musi być też dyspozycyjność. Oczywiście, nie musi być skoncentrowana na pomocy jednemu tylko klientowi, jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, powinna być gotowa do przeprowadzenia czy to rozmowy telefonicznej, czy to wymiany maili. Ponownie okazuje się, że mamy do czynienia z zasadą, której przestrzeganie jest korzystne dla obu stron. Szybkie reakcje biura rachunkowego są w stanie ustrzec przedsiębiorcę przed popełnieniem błędów, a te ostatnie mogą przecież utrudnić zadanie samemu pracownikowi biura.

w biurze rachunkowym

Jak rozwiązywać problemy?

Nawet wtedy, gdy umowa zdaje się definiować wszystkie rodzaje problemów, na jakie można się natknąć, nie oznacza to wcale, że nie pojawią się i takie, których nie dało się przewidzieć. Im wcześniej opracuje się więc rozwiązanie znajdujące zastosowanie w takich okolicznościach, tym szybciej uda się zapobiegać niepożądanym sytuacjom. Warto pamiętać również o tym, że powodzenie współpracy w dużej mierze będzie uzależnione od tego, jak sprawnie przebiegać będzie wzajemna informacja. Kluczowe znaczenie mają tu obowiązki biura względem przedsiębiorcy. Ten nie może być postawiony w sytuacji, w której nie wie, jak wygląda praca zleceniobiorcy, dopóki sam nie upomni się o stosowny raport. Dziś dobrą praktyką jest także udostępnianie klientowi potwierdzeń tego, że konkretne dokumenty zostały przesłane do Urzędu Skarbowego.

Klient zadowolony ze współpracy jest mniej napastliwy, sprawna komunikacja ponownie jest więc tym aspektem, z którego uregulowania powinna się ucieszyć każda ze stron. Przedsiębiorca, nawet współpracując z najlepszym biurem rachunkowym, powinien zresztą analizować przekazywane mu dokumenty księgowe reagując na wszelkie niejasności.

Artykuł na podstawie: tax-bonus.com.pl